2009年7月19日 星期日

贏得老闆溝通時間

贏得老闆溝通時間
羅智強

明華向老闆口頭報告工作時,常常說不到5分鐘,老闆就會要他先說「結論」,一說完結論,老闆往往會露出「不懂你怎麼會想出這種建議」的表情,然後否決他的意見。

這時明華就得重頭來過,因為他知道老闆表明反對時,再說理由就來不及了,因為這就會變成好像在反駁老闆的意見,指責他的錯誤一般。但時間一久,明華心裡很 不服氣:「我的『結論』乍看也許不恰當,這我也知道,所以我才想先把理由交待清楚,可是老闆卻叫我先說結論,當然會不認同。」

明華該了解,多數老闆有一個共同特徵,就是「沒時間」。 

日理萬機的老闆本來就必須謹慎分配時間,但這不代表員工就要認命地讓老闆的「沒時間」成為工作殺手,必須拿出對策。以下是幾個建議。

一、學會用簡潔的方式說明計畫。老闆聽了5分鐘就不耐煩,這表示你沒有在5分鐘內,說出足以打動老闆的「理由」。話不在多,而在巧,簡潔地說出想法,是第一個功課。

二、學會偷老闆的時間,贏取他的注意力。這有二個技巧可用,一是保持幽默,讓簡報聽起來趣味盎然;二是讓老闆有參與感,例如利用提問的方式求問老闆意見、簡報時引用老闆的想法、把意見的形成盡可能歸功於老闆,讓老闆覺得「這正是他的想法」。

三、在「結論」中動手腳。例如把結論拆成數點,先說老闆不會一聽就反駁的部分,趕緊補上一、二個理由,再進行下一個「結論」;或把「理由」結論化,或者用帶有前提的方式來說結論。

四、善用書面溝通。書面報告先列結論,底下條列理由。一定要用條列式,而且標題分明,方便老闆看「結論」時也瞄到理由。

最後,正因為老闆沒時間,所以和老闆溝通的一個重要訣竅,就是偷他的時間,贏取他更多的注意力。

(作者是聯合報生活進修站溝通學講師,課程內容請洽02—27463516)

【2005-05-09/經濟日報/A16版/副刊企管】

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